跨 App 同步：Sheets 串 Docs 與行事曆

整體概覽｜Overview

很多團隊的痛點是同一份資料要重複填三次：試算表登記一次、開會通知寫進行事曆一次、專案摘要再貼進 Google 文件一次。這篇教你用 Google Apps Script（GAS）把三個 App 串成一條自動化流程，只要在 Sheets 填一列，就自動建立行事曆事件、把 Gemini 整理過的摘要寫進 Docs。

本文以「專案登記表」為例：每一列代表一個專案，包含名稱、負責人、截止日、原始備註。跑完流程後，Gemini 會把備註整理成一段清楚的專案摘要寫進指定的 Google 文件，同時在行事曆建立截止日提醒。你只要維護一張 Sheets 就好。

為什麼要這樣做｜Why

手動在多個 App 之間搬資料，最大的問題不是慢，而是「會錯」。日期打錯、負責人漏掉、摘要前後不一致，這些錯誤往往到出事才發現。把流程交給程式，機器不會忘記步驟，也不會手滑。

而 Gemini 補上了程式做不到的那一塊：理解與判斷。原始備註常常是零散的口語筆記，人要花時間讀懂再改寫；讓 Gemini 先整理成結構清楚的摘要，再由 GAS 寫進文件，等於把「理解文字」和「搬運資料」兩件事分別交給最擅長的工具。

開始前準備｜Prepare

實作步驟｜Steps

下面第一段是所有文章共用的 Gemini 呼叫函式，請原封不動貼進指令碼。它會從屬性服務讀出金鑰，用 UrlFetchApp 呼叫 Gemini，並取出回覆文字。

function askGemini(prompt) {
  const key = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('GEMINI_API_KEY');
  const url = 'https://generativelanguage.googleapis.com/v1beta/models/gemini-2.5-flash:generateContent?key=' + key;
  const payload = { contents: [{ parts: [{ text: prompt }] }] };
  const res = UrlFetchApp.fetch(url, { method:'post', contentType:'application/json', payload: JSON.stringify(payload), muteHttpExceptions:true });
  return JSON.parse(res.getContentText()).candidates[0].content.parts[0].text.trim();
}

第二段是主流程：逐列讀取試算表中尚未處理的專案，請 Gemini 把備註整理成專案摘要，寫進 Google 文件，並在行事曆建立截止日提醒，最後把狀態標記為已同步。

const DOC_ID = '你的Google文件ID';

function syncProjects() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('專案登記表');
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  const doc = DocumentApp.openById(DOC_ID);
  const body = doc.getBody();
  const cal = CalendarApp.getDefaultCalendar();

  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const [name, owner, due, note, status] = data[i];
    if (status === '已同步' || !name) continue;

    const prompt = '你是專案助理，請把以下備註整理成一段約80字、語氣專業的專案摘要，只回內容：\n專案：' + name + '\n負責人：' + owner + '\n備註：' + note;
    const summary = askGemini(prompt);

    body.appendParagraph(name + '（' + owner + '）').setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING2);
    body.appendParagraph(summary);

    if (due) {
      const d = new Date(due);
      cal.createAllDayEvent('【截止】' + name, d, { description: owner + '｜' + summary });
    }
    sheet.getRange(i + 1, 5).setValue('已同步');
  }
  doc.saveAndClose();
}

流程一覽｜Flow

整條流程的關鍵是「狀態欄」這個開關：它讓程式知道哪些列還沒處理，是避免重複建立事件、也是讓流程可以安全反覆執行的核心設計。

實用技巧｜Tips

• 先用少量假資料測試，確認事件與文件都正確後再放真實資料。
• 把 Gemini 的提示詞寫清楚字數與語氣，輸出會更穩定好用。
• 呼叫 Gemini 前後可用 Logger.log 印出內容，除錯最快。
• 行事曆事件描述帶上摘要，之後在手機上也能一眼看懂。
• 若專案量大，改成一次收集多列再批次寫入，可省下執行時間。

常見問題｜FAQ

延伸與諮詢｜CTA

把重複的資料搬運交給流程，人就能專心在需要判斷的事情上。這套 Sheets 串 Docs 與行事曆的骨架，是所有 Workspace 自動化的起點，值得先練熟。

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