定時報表自動化：Gemini 生成後自動寄送

整體概覽｜Overview

每天或每週手動彙整數字、寫成報表、再一封封寄出，是最容易被自動化取代的工作。這篇教你用時間驅動觸發器，讓 Apps Script 定時讀取試算表，交給 Gemini 生成一段有重點、有解讀的文字報表，最後用 GmailApp 自動寄給收件人。

本文以「每日業績表」為例：試算表記錄日期、業務、金額、備註等資料。觸發器每天早上執行時，程式會統計當日數字，請 Gemini 生成一段包含總覽、亮點與提醒的報表，再寄給主管。你要做的只是把資料填進試算表。

為什麼要這樣做｜Why

報表最花時間的往往不是計算，而是「把數字翻譯成人話」。同樣一組數據，主管要的是「今天做得如何、有沒有異常」，而不是一堆原始欄位。過去這段翻譯只能靠人寫，現在可以交給 Gemini，它讀懂數字後能寫出通順、有重點的敘述。

而定時這件事，交給時間驅動觸發器最可靠。人會忘記、會請假、會拖延，但觸發器每天固定時間就會執行，不多不少。把「產生報表」與「準時寄出」分別交給 Gemini 和觸發器，你就得到一條完全不需要人顧的自動報表流水線。

開始前準備｜Prepare

實作步驟｜Steps

第一段是共用的 Gemini 呼叫函式，請原封不動貼進指令碼。它會從屬性服務讀金鑰，用 UrlFetchApp 送出請求，並取出回覆文字。

function askGemini(prompt) {
  const key = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('GEMINI_API_KEY');
  const url = 'https://generativelanguage.googleapis.com/v1beta/models/gemini-2.5-flash:generateContent?key=' + key;
  const payload = { contents: [{ parts: [{ text: prompt }] }] };
  const res = UrlFetchApp.fetch(url, { method:'post', contentType:'application/json', payload: JSON.stringify(payload), muteHttpExceptions:true });
  return JSON.parse(res.getContentText()).candidates[0].content.parts[0].text.trim();
}

第二段是主流程：讀取試算表、篩出今天的資料、把統計結果交給 Gemini 生成報表，最後用 GmailApp 寄出。這個函式就是要掛到時間驅動觸發器上的目標。

const TO = 'boss@example.com';

function sendDailyReport() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('每日業績表');
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  const today = Utilities.formatDate(new Date(), 'Asia/Taipei', 'yyyy/MM/dd');

  let total = 0, count = 0, lines = [];
  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const [date, staff, amount, note] = data[i];
    const d = Utilities.formatDate(new Date(date), 'Asia/Taipei', 'yyyy/MM/dd');
    if (d !== today) continue;
    total += Number(amount) || 0;
    count++;
    lines.push(staff + '：' + amount + '（' + (note || '') + '）');
  }

  if (count === 0) return;

  const prompt = '你是業務助理，請根據以下當日資料寫一份約150字的中文報表，包含總覽、亮點與需注意事項，語氣專業：\n日期：' + today + '\n總金額：' + total + '\n筆數：' + count + '\n明細：\n' + lines.join('\n');
  const report = askGemini(prompt);

  GmailApp.sendEmail(TO, '每日業績報表 ' + today, report);
}

流程一覽｜Flow

整條流程沒有任何一步需要人動手，觸發器是啟動的引擎，Gemini 是撰稿的人，GmailApp 是投遞的信差，你只要顧好試算表裡的資料就好。

實用技巧｜Tips

• 先手動執行幾次確認報表內容合理，再交給觸發器定時跑。
• 提示詞裡明確要求字數與段落結構，報表格式會更一致。
• 若當日沒資料就直接 return，避免寄出空白或誤導的報表。
• 用 htmlBody 參數可寄出有排版的報表，比純文字更好讀。
• 多份報表可共用 askGemini，只改提示詞與收件人即可複製。

常見問題｜FAQ

延伸與諮詢｜CTA

把「產生報表」交給 Gemini、把「準時寄出」交給時間驅動觸發器，你就多出一段每天都不用再花的時間。這條流水線一次設好，之後年復一年替你工作。

本文為賴家榮 AI 教學中心原創教學內容；想讓團隊學會用 AI，歡迎看AI 課程或預約授課 →

代表圖片來源：圖片來源：Pexels