會後Gemini摘要自動寄給與會者｜AI 講義

overview這篇要帶你做什麼

會議一結束，讓 Gemini 把逐字稿濃縮成一封好讀的摘要，Apps Script 再用 Gmail 自動寄給名單上的每位與會者。

Key Takeaways

Gemini 把冗長逐字稿濃縮成重點摘要，適合當信件內容。
用 GmailApp 自動把摘要寄給一份與會者名單。
收件人清單放在試算表或程式陣列裡，隨場調整。
散會不用等，幾分鐘內大家就收到一致的會議摘要。
金鑰用 PropertiesService 保管，安全不外洩。
適合固定開會、需要對外或對內同步結論的團隊。

會議摘要最怕「拖」。開完當下大家記憶最清楚，但摘要常常拖到隔天才整理、才寄出，效果打折。這篇教學讓摘要的產生和寄送都自動化：你把逐字稿準備好、按執行，Gemini 濃縮重點、Gmail 群發，散會沒多久，每個人信箱裡就有一份一致的摘要。

why為什麼值得這樣做

手動寫摘要再一封封寄，是兩件都很煩的事。寫摘要要重讀逐字稿抓重點，寄信要一個個貼收件人、怕漏掉人。把這兩步交給流程，你只要出逐字稿和名單，剩下自動完成。摘要當天就寄出，趁大家記憶還新，後續行動的機率也高很多。

用 Gmail 來寄的好處是，信件走的是你自己的帳號，收件人看到的就是「你寄的信」，正式又有信任感，還能被搜尋、被回覆、留在信件歷程裡。Apps Script 直接串接 GmailApp，不用另接第三方寄信服務，也不用管伺服器設定，對零基礎的人是最省事的做法。

prepare開始前要準備什麼

Checklist

一個 Google 帳號（Gmail 可寄信）。
一組 Gemini API 金鑰（Google AI Studio 免費申請）。
一段會議逐字稿（文字版）備用。
一份與會者的 email 名單（可先列在程式裡或試算表）。
打開 script.google.com 準備新增專案，並把金鑰複製起來。

steps一步一步實作

1準備逐字稿與收件名單

動作把會議逐字稿整理成一段文字，並列出與會者的 email。

常見地雷email 之間之後在程式裡用逗號分隔，先確認每個都拼對。

2申請並複製 Gemini 金鑰

動作到 aistudio.google.com 建立 API 金鑰並複製。

常見地雷金鑰只完整顯示一次，先貼到安全處存好。

3建立 Apps Script 專案

動作打開 script.google.com 建新專案，清空預設函式。

常見地雷取個好認的名字，例如「會議摘要群發」。

4存入金鑰

動作在「專案設定→指令碼屬性」新增 GEMINI_API_KEY，值貼上金鑰。

常見地雷名稱大小寫完全一致，不能有多餘空格。

5貼上 askGemini 函式

動作把下方第一段程式碼原封不動貼進編輯器。

常見地雷共用工具，網址與參數都別改。

6貼上主流程並填資料

動作貼上第二段 emailMeetingSummary，填入逐字稿、收件人與主旨。

常見地雷recipients 用逗號分隔多個 email，例如 'a@x.com,b@y.com'。

7先寄給自己測試

動作第一次先把收件人只填你自己，執行 emailMeetingSummary 授權寄信並收信檢查。

常見地雷第一次會要求授權寄信，允許即可；未驗證提示點「進階→前往」。

8改回正式名單群發

動作確認摘要內容 OK 後，把 recipients 換成正式與會者名單，再執行一次。

常見地雷Gmail 一般帳號每天寄信有上限，人數多時分批或留意額度。

第一段是共用的 askGemini 函式，把文字送給 Gemini 並取回回覆，請原封不動貼上。

function askGemini(prompt) {
  const key = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('GEMINI_API_KEY');
  const url = 'https://generativelanguage.googleapis.com/v1beta/models/gemini-2.5-flash:generateContent?key=' + key;
  const payload = { contents: [{ parts: [{ text: prompt }] }] };
  const res = UrlFetchApp.fetch(url, { method:'post', contentType:'application/json', payload: JSON.stringify(payload), muteHttpExceptions:true });
  return JSON.parse(res.getContentText()).candidates[0].content.parts[0].text.trim();
}

第二段是主流程。它請 Gemini 把逐字稿濃縮成含重點與決議的摘要，再用 GmailApp.sendEmail 把摘要一次寄給名單上的所有人。收件人用逗號串成一個字串即可。

function emailMeetingSummary() {
  const transcript = '把會議逐字稿貼在這裡'; // 換成逐字稿內容
  const recipients = 'you@example.com'; // 多人用逗號分隔，測試時先填自己
  const subject = '【會議摘要】專案週會';

  const prompt = '你是會議秘書。請把以下逐字稿濃縮成一封會議摘要信的內文，' +
    '包含：一句話總結、重點討論（3-5 點）、決議事項、後續待辦。' +
    '語氣專業友善，用繁體中文，直接給內文即可，不要加信件開頭問候與署名。逐字稿如下：\n\n' + transcript;

  const summary = askGemini(prompt);

  const body = '各位好，\n\n以下是本次會議的摘要：\n\n' + summary +
               '\n\n若有補充或修正，歡迎直接回信。\n\n（本信由會議助理自動整理寄送）';

  GmailApp.sendEmail(recipients, subject, body);

  Logger.log('摘要已寄出給：' + recipients);
}

flow整個流程長怎樣

逐字稿到摘要信的流程

1你把逐字稿與收件人名單填進程式

2程式把逐字稿加上摘要指示送給 Gemini

3Gemini 回傳含總結、決議、待辦的摘要內文

4程式把摘要包成一封信的內容

5用 GmailApp.sendEmail 寄給名單上所有人

6與會者散會沒多久就收到一致的會議摘要

流程把「寫摘要」和「寄信」兩步合成一鍵：逐字稿與名單是輸入，一封發出去的摘要信是輸出。因為走你自己的 Gmail，收件人看到的是可信的來源，回覆也會回到你這裡，後續溝通不會斷。

tips幾個實用小技巧

第一次務必先把收件人填自己測試，確認摘要品質與版面，再換正式名單。
把收件名單放到試算表某一欄，用 getRange 讀進來，換人開會就改表格不用改程式。
想要 HTML 版式（粗體、清單），用 sendEmail 的 htmlBody 選項並讓 Gemini 輸出 HTML。
在主旨帶上日期（如以 Utilities.formatDate 產生），信件在信箱裡更好搜尋。
人數多時分批寄送並留意 Gmail 每日寄信額度，避免一次超量被限制。

faq常見問題

常見問題 FAQ

會不會不小心寄錯人或寄一堆測試信？

只要養成「先寄給自己」的習慣就很安全。這篇步驟特別安排第一次把收件人只填你自己，確認摘要內容和版面都 OK，再換成正式名單。這樣就算 prompt 還沒調好、格式怪怪的，也只有你自己收到，不會打擾到與會者。

Gmail 一天可以寄幾封？會被擋嗎？

一般免費 Gmail 帳號每天透過 Apps Script 寄信有數量上限，Workspace 付費帳號額度更高。單場會議幾位到幾十位與會者通常沒問題。如果你要一次寄給上百人，建議分批寄、或改用群組信箱，並注意不要短時間內密集大量寄送以免被視為異常。

摘要寄出去內容不準確怎麼辦？

摘要是根據逐字稿生成的，逐字稿正確、摘要通常就貼近事實。但為了保險，正式對外前建議先寄給自己看一遍，特別檢查決議和待辦這兩段有沒有誤植。等你信任這套流程的品質後，再改成直接群發也不遲，一開始謹慎一點比較好。

收件人可以每場不一樣嗎？

可以，這也是最實用的做法。把名單放到試算表的某一欄，程式用 getRange 讀進來組成收件字串，之後換人開會只要改表格、不用動程式。也可以在試算表裡分不同分頁對應不同會議，程式讀哪一頁就寄給那組人。

可以做成漂亮的排版，不要純文字嗎？

可以。把 sendEmail 改用 htmlBody 選項，並在 prompt 裡請 Gemini 直接輸出 HTML（粗體、項目清單等），信件就會有排版。建議先把純文字版跑通、確認流程沒問題，再進一步加 HTML 美化，一步一步來比較不會卡住。

回信會回到哪裡？

回到你這個寄件帳號的信箱，因為信是用你的 Gmail 寄出的。這其實是優點：與會者要補充或修正，直接回信就回到你這，你能集中管理討論，不會像用第三方群發工具那樣回信不知道跑去哪。

為什麼金鑰要放指令碼屬性？

為了安全。金鑰是你 Gemini 帳號的通行證，寫死在程式碼裡，一旦分享或外流就可能被盜用、費用算你頭上。放進指令碼屬性等於收進保險箱，程式讀得到，但不會出現在你分享出去的程式碼裡，是官方建議的標準做法。

可以會議一結束就自動寄嗎？

技術上可以用觸發器排程，但摘要要有逐字稿才有料，而逐字稿通常要等你準備好。比較實用的做法是做成一鍵：散會後貼上逐字稿、按執行，幾分鐘內就寄出。這樣兼顧速度與正確，不會在逐字稿還沒好時就寄出空摘要。

逐字稿很長，摘要會不會失真？

Gemini 處理長文的能力不錯，一般會議逐字稿都能濃縮得宜。真的非常長時，可以先請它分段摘要再彙整，或先刪掉明顯的閒聊再送。摘要的重點是抓決議和待辦，只要這兩塊準確，中間討論濃縮得精簡一點反而更好讀。

這封信會顯示是機器人寄的嗎？

不會特別標示，除非你自己想寫。這篇的範例在信末加了一句「本信由會議助理自動整理寄送」，是為了誠實告知收件人，你可以保留、修改或拿掉。信件本身就是從你的 Gmail 正常寄出，外觀跟你手動寄的一樣。

cta接下來可以怎麼做

當摘要能在散會五分鐘內自動送到每個人信箱，會議的價值才真正被留住。把摘要群發串起來後，你可以再接上待辦萃取、期限提醒，讓「開會→摘要→追蹤」變成一條完全不用手動的流程，團隊的執行力自然跟著上來。

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代表圖片來源：圖片來源：Pexels

會後Gemini摘要自動寄給與會者