從逐字稿萃取待辦自動寫進試算表｜AI 講義

overview這篇要帶你做什麼

把會議逐字稿交給 Gemini，讓它抓出所有待辦事項的「負責人、任務、期限」，再用 Apps Script 一列一列寫進 Google 試算表。

Key Takeaways

從一段逐字稿自動萃取出待辦清單，不用自己爬全文。
Gemini 以固定欄位回傳（負責人、任務、期限），方便進表格。
用 SpreadsheetApp 把每一筆待辦寫成試算表的一列。
有了表格就能排序、篩選、標記完成，追蹤進度很直覺。
金鑰用 PropertiesService 保管，安全不外洩。
適合會後常常忘記追待辦、想把責任講清楚的團隊。

會議裡最容易蒸發的就是待辦：「這件事你來」「下週三前給我」，講完就散了，事後常常沒人記得。這篇教學讓 Gemini 幫你把這些待辦從逐字稿裡挑出來，整整齊齊排進試算表，之後要追蹤、要分派都有依據。

why為什麼值得這樣做

待辦如果只留在會議記錄的一段文字裡，很難追蹤。誰負責、什麼時候要交，散在段落中間，過幾天就模糊了。把待辦拆成「一筆一列」放進試算表，每一項都有負責人和期限欄位，你可以排序、篩選、加上狀態，整個團隊看同一張表，責任清清楚楚。

而讓 Gemini 來做萃取，是因為它讀得懂口語。逐字稿裡的待辦常常講得很鬆散，「那個就麻煩你囉」「記得下週處理」，人要一句一句挑很累，Gemini 能理解語意、補上結構。搭配 SpreadsheetApp 直接寫進 Google 試算表，資料落地就能協作，不用再手動謄一次。

prepare開始前要準備什麼

Checklist

一個 Google 帳號，以及一份要放待辦的 Google 試算表。
一組 Gemini API 金鑰（Google AI Studio 免費申請）。
一段會議逐字稿（文字版），先貼在某處備用。
打開 script.google.com 準備新增 Apps Script 專案。
把金鑰複製起來，等一下貼進指令碼屬性。

steps一步一步實作

1建立一份待辦試算表

動作新建一份 Google 試算表，第一列先打好欄位標題：負責人、任務、期限、狀態。

常見地雷記下這份試算表的網址，程式要用到中間那段 ID。

2申請並複製 Gemini 金鑰

動作到 aistudio.google.com 建立 API 金鑰並複製。

常見地雷金鑰只完整顯示一次，先貼到安全的地方存好。

3建立 Apps Script 專案

動作打開 script.google.com 建新專案，清空預設函式。

常見地雷取個好認的名字，例如「會議待辦萃取」。

4存入金鑰

動作在「專案設定→指令碼屬性」新增 GEMINI_API_KEY，值貼上金鑰。

常見地雷名稱大小寫要完全一致，不能有多餘空格。

5貼上 askGemini 函式

動作把下方第一段程式碼原封不動貼進編輯器。

常見地雷共用工具，網址與參數都別改。

6貼上主流程並設定參數

動作貼上第二段 extractActionItems，把 SHEET_ID 換成你的試算表 ID，並把逐字稿貼進 transcript 變數。

常見地雷試算表 ID 是網址 /d/ 與 /edit 之間那一串，別貼整段網址。

7執行並授權

動作選 extractActionItems 按執行，第一次授權允許讀寫試算表與連外。

常見地雷未驗證提示點「進階→前往」繼續即可。

8查看試算表

動作回到試算表，待辦應該一列一列填進去了，檢查負責人與期限是否正確。

常見地雷若沒資料，先看執行紀錄，通常是 ID 打錯或 Gemini 回傳格式異常。

第一段是共用的 askGemini 函式，把文字送給 Gemini 並取回回覆，請原封不動貼上。

function askGemini(prompt) {
  const key = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('GEMINI_API_KEY');
  const url = 'https://generativelanguage.googleapis.com/v1beta/models/gemini-2.5-flash:generateContent?key=' + key;
  const payload = { contents: [{ parts: [{ text: prompt }] }] };
  const res = UrlFetchApp.fetch(url, { method:'post', contentType:'application/json', payload: JSON.stringify(payload), muteHttpExceptions:true });
  return JSON.parse(res.getContentText()).candidates[0].content.parts[0].text.trim();
}

第二段是主流程。它請 Gemini 用 JSON 陣列回傳待辦（每筆含 owner、task、due），再用 SpreadsheetApp 逐筆 appendRow 寫進試算表。找不到負責人或期限時，會填「未指定」，方便你後補。

function extractActionItems() {
  const SHEET_ID = '你的試算表ID'; // 換成你的試算表 ID
  const transcript = '把會議逐字稿貼在這裡'; // 換成逐字稿內容

  const prompt = '你是專案助理。請從以下會議逐字稿中，找出所有的待辦事項。' +
    '只回傳 JSON 陣列，不要任何說明或 markdown 標記，格式為：' +
    '[{"owner":"負責人","task":"要做的事","due":"期限"}]。' +
    '找不到負責人或期限時，該欄填「未指定」。逐字稿如下：\n\n' + transcript;

  let raw = askGemini(prompt);
  raw = raw.replace(/```json/g, '').replace(/```/g, '').trim();
  const items = JSON.parse(raw);

  const sheet = SpreadsheetApp.openById(SHEET_ID).getSheets()[0];

  items.forEach(function(it) {
    sheet.appendRow([it.owner, it.task, it.due, '待處理']);
  });

  Logger.log('已寫入 ' + items.length + ' 筆待辦事項。');
}

flow整個流程長怎樣

逐字稿到待辦表的流程

1你把會議逐字稿放進 transcript 變數

2程式把逐字稿加上萃取指示送給 Gemini

3Gemini 回傳含 owner、task、due 的 JSON 陣列

4程式解析 JSON，逐筆整理成一列列資料

5用 SpreadsheetApp 的 appendRow 寫進試算表

6你在表格裡排序、標記狀態，開始追蹤進度

流程的重點是把「口語的待辦」轉成「結構化的資料列」。逐字稿是輸入，一張可追蹤的待辦表是輸出。因為每筆都有負責人和期限欄位，會後你不用再靠記憶，打開表格就知道誰欠什麼。

tips幾個實用小技巧

多加一個「來源會議」欄位並寫入會議名稱，日後就能篩出某場會議的所有待辦。
把 due 欄位請 Gemini 盡量轉成日期格式（如 2026-08-05），方便試算表排序與提醒。
在狀態欄用資料驗證做下拉選單（待處理／進行中／完成），團隊填起來更一致。
想避免重複寫入，可先讀出既有任務比對，或每次寫入前清空舊資料再重填。
搭配時間驅動觸發器與 Gmail，可在期限前一天自動提醒負責人。

faq常見問題

常見問題 FAQ

Gemini 會不會漏抓待辦或多抓？

有可能，因為它是靠理解語意在判斷。逐字稿裡講得明確的待辦通常抓得很準，講得含糊的（例如只是隨口提一句）就可能漏掉或誤判。建議把它當成「先幫你列出九成」，寫進表格後你快速掃一遍，補上漏的、刪掉多的，會比從零整理省很多力。

負責人講的是綽號或代稱，抓得出來嗎？

看逐字稿有沒有足夠線索。如果逐字稿裡有講者標記或前後文提到本名，Gemini 通常能對應。若只有含糊的「你」「他」，就可能填成未指定。想更準，可以在逐字稿開頭附一份與會者名單，或在 prompt 裡告訴 Gemini 有哪些人參與。

期限那欄常常是空的或很模糊怎麼辦？

這很正常，因為會議上不一定每件事都講明期限。程式已經設計成找不到就填「未指定」，不會出錯。你可以在表格裡把未指定的項目挑出來，會後補上真正的期限，或直接請負責人回報，反而形成一個檢查缺漏的好時機。

試算表 ID 是哪一段？

打開你的 Google 試算表，網址會像 docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxx/edit，中間那串 xxxxx（在 /d/ 和 /edit 之間）就是試算表 ID。複製那一段貼到程式的 SHEET_ID，不要貼整個網址，否則程式打不開試算表。

每次跑會不會把舊的待辦洗掉？

不會，這篇用的是 appendRow，也就是「往後面新增一列」，舊資料都保留。不過連跑兩次同一份逐字稿會有重複資料。想避免重複，可以在寫入前先清空資料區、或比對既有任務只補新的，看你的使用習慣選一種。

可以一次處理很多場會議嗎？

可以。把逐字稿改成從另一份試算表的某一欄逐列讀入，用迴圈跑每一場，並在每筆待辦多寫一個會議名稱欄位。這樣所有會議的待辦會匯進同一張大表，方便統一追蹤。注意 API 有速率限制，量大時每次呼叫間加一點延遲比較保險。

為什麼要用 JSON 格式，不直接請它列成文字？

因為 JSON 有固定欄位，程式才能穩定地把每一筆拆成試算表的一列一欄。如果只是純文字清單，程式很難準確切出哪段是負責人、哪段是期限。請 Gemini 回傳 JSON，就等於先講好「格式」，資料進表格才不會錯位。

JSON 偶爾解析失敗怎麼辦？

程式裡已經先把 markdown 的程式碼標記去掉，處理掉最常見的狀況。若仍偶爾失敗，可以在 prompt 裡再強調「只回傳純 JSON、不要任何多餘文字」，或加一段 try/catch，失敗時記錄下原始回應方便你排查，甚至自動重試一次。

這樣做安全嗎？逐字稿會外流嗎？

逐字稿會送到 Gemini API 做處理，這點跟使用任何雲端 AI 服務一樣。若內容涉及機密，建議先評估公司政策，或把敏感資訊（如客戶名、金額）先去識別化再送。程式本身跑在你自己的 Google 帳號裡，資料存在你自己的試算表，金鑰也收在指令碼屬性，這幾層是安全的。

可以自動通知負責人嗎？

可以，這正是很自然的下一步。寫進試算表後，再加一段用 GmailApp 依負責人 email 寄出各自的待辦，或設定期限前一天的提醒。把待辦萃取、寫表、通知串成一條龍，會後就完全不用手動追人，是很多團隊最想要的自動化。

cta接下來可以怎麼做

當待辦不再散在腦袋和聊天紀錄，而是整齊落在一張大家都看得到的表上，追蹤和分派就變得輕鬆。學會萃取待辦之後，再接上自動提醒、自動寄信，你的會議流程就能從「開完就忘」進化成「事情自己會被追」。

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