GAS×Gemini 表單自動歸檔到雲端硬碟

Overview這一課你會做出什麼

你會做出一套自動歸檔系統：使用者填完 Google 表單送出後，Gemini 自動判斷這筆回覆屬於哪一類，Apps Script 就在雲端硬碟建立對應資料夾，並把內容存成 Google 文件歸檔，完全不用人工分類。

這套流程特別適合客服單、報名表、意見回饋這種每天都會進來、又需要分類存檔的場景。學會之後，你可以把「收件、判斷、建資料夾、存檔」這串重複動作，完全交給 Google 的伺服器自動幫你跑。

Why先看情境：這解決什麼問題

想像你經營一個小工作室，官網放了一張 Google 表單讓客戶提出需求。有人問報價、有人要技術支援、有人只是想合作洽談。過去你得每天打開試算表，一筆一筆看內容，判斷這是哪一類，再手動把它拖進雲端硬碟對應的資料夾。件數一多，不但花時間，還常常分錯或忘記歸檔。

有了 GAS 加上 Gemini，這件事可以完全自動化。表單一送出，程式立刻把回覆內容丟給 Gemini 判斷類別，接著自動在雲端硬碟找到（或建立）對應的資料夾，再把這筆回覆存成一份文件放進去。你早上打開雲端硬碟，所有東西都已經分門別類排好，只要處理內容本身就好，省下大量重複勞動。

Prepare動手前準備

Steps一步一步實作

下面兩段程式碼是整套流程的核心。第一段 askGemini 是共用的 AI 呼叫函式，之後每一課都會用到，請原樣照抄；第二段 onFormSubmit 是本課的主流程，負責串起判斷、建資料夾與存檔。

function askGemini(prompt) {
  const key = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('GEMINI_API_KEY');
  const url = 'https://generativelanguage.googleapis.com/v1beta/models/gemini-2.5-flash:generateContent?key=' + key;
  const payload = { contents: [{ parts: [{ text: prompt }] }] };
  const res = UrlFetchApp.fetch(url, { method:'post', contentType:'application/json', payload: JSON.stringify(payload), muteHttpExceptions:true });
  return JSON.parse(res.getContentText()).candidates[0].content.parts[0].text.trim();
}

function onFormSubmit(e) {
  // 1. 取出表單回覆的問答內容
  const items = e.response.getItemResponses();
  let content = '';
  items.forEach(function(it) {
    content += it.getItem().getTitle() + '：' + it.getResponse() + '\n';
  });

  // 2. 請 Gemini 判斷類別，限定只回傳一個詞
  const prompt = '請閱讀以下表單回覆，判斷它屬於哪一類，只回覆下列其中一個詞，不要多餘說明：報價需求、技術支援、合作洽談、其他。\n\n' + content;
  let category = askGemini(prompt);
  const allow = ['報價需求','技術支援','合作洽談','其他'];
  if (allow.indexOf(category) === -1) category = '其他';

  // 3. 找到或建立歸檔總資料夾與類別子資料夾
  const root = getOrCreateFolder(DriveApp.getRootFolder(), '表單歸檔');
  const target = getOrCreateFolder(root, category);

  // 4. 把這筆回覆存成一份 Google 文件
  const title = category + '_' + Utilities.formatDate(new Date(), 'Asia/Taipei', 'yyyyMMdd_HHmmss');
  const doc = DocumentApp.create(title);
  doc.getBody().appendParagraph('類別：' + category);
  doc.getBody().appendParagraph('送出時間：' + new Date());
  doc.getBody().appendParagraph('----------');
  doc.getBody().appendParagraph(content);
  doc.saveAndClose();

  // 5. 把文件搬進對應資料夾
  const file = DriveApp.getFileById(doc.getId());
  target.addFile(file);
  DriveApp.getRootFolder().removeFile(file);
}

// 依名稱找資料夾，找不到就建立
function getOrCreateFolder(parent, name) {
  const it = parent.getFoldersByName(name);
  return it.hasNext() ? it.next() : parent.createFolder(name);
}

Flow一張圖看懂流程

用文字描述就是：表單送出後觸發程式，程式先把所有問答整理成一段文字，交給 Gemini 判斷屬於哪一類；接著在雲端硬碟的「表單歸檔」總資料夾底下，找到或新建同名的類別子資料夾；最後把這筆回覆寫成一份 Google 文件，搬進該子資料夾，整個過程不需要任何人工操作。

Tips常見錯誤與優化

• 限制 Gemini 只能回傳固定幾個類別詞，程式端再用白名單過濾，避免 AI 回一長串說明導致資料夾名稱怪異。
• 用 getOrCreateFolder 這種「先找再建」的寫法，才不會每次執行都重複建立同名資料夾。
• DocumentApp.create 產生的文件預設在根目錄，記得用 addFile 搬進去、再用 removeFile 從根目錄移除，避免根目錄一堆散檔。
• 呼叫 Gemini 加上 muteHttpExceptions:true，遇到 API 暫時錯誤時程式不會整個中斷，可加判斷做重試。
• 件量大時可改成先把類別寫回試算表某欄，改用時間觸發器每小時批次歸檔，減少即時 API 呼叫次數與配額壓力。

FAQ常見問題 Q&A

CTA下一步

把「收件、判斷、建資料夾、存檔」交給流程自動完成後，你每天省下的不只是時間，更是那種「別漏掉、別分錯」的心理負擔。這只是 Workspace 自動化的起點，接下來你可以把行事曆、Gmail、試算表全部串起來，打造屬於團隊的 AI 助理。

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