自動跟進信：找出未回覆名單並由 Gemini 生成

整體概覽｜Overview

業務、招募、客服都有同一件累人的事：發出去的信沒回，得記得哪些人該追、逐一寫信催。這篇教你用時間驅動觸發器，讓 Apps Script 定時從試算表找出逾期未回覆的名單，交給 Gemini 生成語氣得體、內容客製的跟進信，再用 GmailApp 自動寄出。

本文以「客戶跟進表」為例：欄位包含姓名、Email、寄出日、是否回覆、跟進狀態。觸發器定時執行時，程式會找出寄出超過三天、仍未回覆、且尚未跟進的人，請 Gemini 為每個人寫一封跟進信寄出，並標記為已跟進。

為什麼要這樣做｜Why

跟進的難處不在寫信，而在「記得」。誰在什麼時候寄過、過了幾天、回了沒有，這些散在腦袋或信箱裡的資訊很容易漏。交給程式定時比對日期與狀態，機器永遠記得，也永遠準時，這正是自動化最能發揮價值的地方。

但催信最忌諱冷冰冰的罐頭訊息，收件人一看就知道是群發。Gemini 能依照每個人的姓名與情境，寫出語氣自然、像真人手打的跟進信。把「找出該追的人」交給程式、把「寫得像人」交給 Gemini，你就能大量跟進又不失溫度。

開始前準備｜Prepare

實作步驟｜Steps

第一段是共用的 Gemini 呼叫函式，請原封不動貼進指令碼。它從屬性服務讀金鑰，用 UrlFetchApp 送出請求並取回文字。

function askGemini(prompt) {
  const key = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('GEMINI_API_KEY');
  const url = 'https://generativelanguage.googleapis.com/v1beta/models/gemini-2.5-flash:generateContent?key=' + key;
  const payload = { contents: [{ parts: [{ text: prompt }] }] };
  const res = UrlFetchApp.fetch(url, { method:'post', contentType:'application/json', payload: JSON.stringify(payload), muteHttpExceptions:true });
  return JSON.parse(res.getContentText()).candidates[0].content.parts[0].text.trim();
}

第二段是主流程：逐列檢查名單，找出寄出超過指定天數、未回覆且尚未跟進的人，請 Gemini 為每人寫一封客製跟進信，用 GmailApp 寄出後把狀態標記為已跟進。

const DAYS = 3;

function sendFollowUps() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('客戶跟進表');
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  const now = new Date();

  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const [name, email, sentDate, replied, followed] = data[i];
    if (!email || replied === '是' || followed === '已跟進') continue;

    const days = (now - new Date(sentDate)) / (1000 * 60 * 60 * 24);
    if (days < DAYS) continue;

    const prompt = '你是客戶關係專員，請幫我寫一封約120字、語氣禮貌自然的中文跟進信給「' + name + '」，提醒對方我們先前的信尚未收到回覆，希望了解是否需要協助。只回信件內容，不要主旨：';
    const bodyText = askGemini(prompt);

    GmailApp.sendEmail(email, '關於先前來信的後續追蹤', bodyText);
    sheet.getRange(i + 1, 5).setValue('已跟進');
  }
}

流程一覽｜Flow

整條流程的安全閥是「跟進狀態欄」：它確保每個人只會被催一次。少了這個標記，程式每天都會重新判定同一人逾期，收件人會被洗版，這是務必先設好的關鍵。

實用技巧｜Tips

• 先用一筆把寄出日填成幾天前的測試資料，驗證整條流程再上線。
• 提示詞帶入姓名與情境，跟進信會更個人化、更像真人所寫。
• 跟進門檻 DAYS 拉出成常數，日後調整只改一處。
• 可加一欄「跟進次數」，做二次、三次不同語氣的追蹤。
• 寄出前先用草稿模式（createDraft）檢查內容，滿意再改為直接寄。

常見問題｜FAQ

延伸與諮詢｜CTA

把「記得該追誰」交給程式、把「寫得有溫度」交給 Gemini，你就能穩定跟進每一位客戶，不再因為漏追而錯失機會。一次建好，長期替你顧好每一段對話。

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