用 Gemini 從信件萃取欄位進試算表

Overview這篇教學會幫你做出什麼

客戶留言、諮詢信件、報名文字，內容常常長得亂七八糟：有人把電話寫在句子中間、有人需求寫一大段。人工一筆一筆抓進表格很折磨。這篇教學要讓 Gemini 幫你讀懂這些散亂文字，自動抓出你要的欄位，直接填進 Google 試算表。

完成後你會有一個『貼文字進去、表格自己長出來』的整理工具，客服彙整、名單建檔都能用，省下大把手動打字時間。

Why為什麼用 GAS＋Gemini 而不是手動整理

人工從文字裡抓欄位有兩個痛點：慢，還有累了會抓錯。尤其格式不統一時——有人寫『手機 0912…』、有人寫『我的電話是…』——傳統用關鍵字或正則很難全部涵蓋。Gemini 能理解語意，不管對方怎麼寫，都能找出你要的資訊，容錯力遠高於死板的規則。

把它接到試算表，等於把『讀懂文字』和『填進表格』兩件事一次搞定。你只要貼上原始文字，剩下的解析與寫入都交給程式。資料一進表格就能排序、篩選、做報表，後續分析全部順下去，不再卡在整理這一步。

Prepare動手前要準備的東西

Steps一步一步做出來

下面第一段是共用的 askGemini 函式，直接照抄不用改。

function askGemini(prompt) {
  const key = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('GEMINI_API_KEY');
  const url = 'https://generativelanguage.googleapis.com/v1beta/models/gemini-2.5-flash:generateContent?key=' + key;
  const payload = { contents: [{ parts: [{ text: prompt }] }] };
  const res = UrlFetchApp.fetch(url, { method:'post', contentType:'application/json', payload: JSON.stringify(payload), muteHttpExceptions:true });
  return JSON.parse(res.getContentText()).candidates[0].content.parts[0].text.trim();
}

第二段是主流程：請你貼上文字，讓 Gemini 依 FIELDS 萃取成 JSON，解析後用 SpreadsheetApp 寫成新的一列。FIELDS 要和試算表第一列標題一致。

const FIELDS = ['姓名', '電話', 'Email', '需求']; // 要和第一列標題一致

function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu('AI 萃取')
    .addItem('貼上文字萃取欄位', 'extractFields')
    .addToUi();
}

function extractFields() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  const resp = ui.prompt('請貼上要萃取的原始文字：');
  if (resp.getSelectedButton() !== ui.Button.OK) return;
  const text = resp.getResponseText().trim();
  if (!text) return;

  const prompt =
    '請從下面這段文字萃取欄位，並只回傳一個 JSON 物件（不要加程式碼標記或說明）。' +
    '欄位為：' + FIELDS.join('、') + '。找不到的欄位請填空字串。\n\n文字：\n' + text;
  let raw = askGemini(prompt);
  raw = raw.replace(/```json|```/g, '').trim(); // 保險：去掉可能的程式碼標記

  const data = JSON.parse(raw);
  const row = FIELDS.map(function(f) { return data[f] || ''; });

  SpreadsheetApp.getActiveSheet().appendRow(row);
  ui.alert('已萃取並寫入一列資料。');
}

存檔、重新整理、從選單執行，貼上一段文字，表格就會多出整理好的一列。若你要批次處理很多筆，可把 prompt 換成從某欄讀入多筆文字、用迴圈逐筆萃取寫入。

Flow整個流程長這樣

這流程的關鍵是『要求 Gemini 回傳 JSON』——結構化輸出讓程式能可靠解析。掌握『收文字 → 要 JSON → 寫入表格』的模式後，各種資料建檔都能照這套骨架做出來。

Tips實用小技巧

• 提示詞裡務必寫『只回傳 JSON、不要程式碼標記與說明』，並在程式裡再用 replace 保險去掉標記，解析才穩。
• 把 JSON.parse 包在 try/catch 裡，遇到偶爾格式不對時記錄下來、跳過，避免整批中斷。
• 欄位要更精準可在提示詞加說明，例如『電話只保留數字』『Email 需為有效格式』。
• 要批次處理時，把原始文字放某一欄，用迴圈逐列讀取、萃取、寫入對應欄。
• 在表格加一欄『處理時間』，用 new Date() 記錄，方便日後追蹤與除錯。

FAQ常見問題

CTA下一步｜把重複工作交給流程

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