把 Sheets 資料交給 Gemini 寫成 Docs 報告｜AI 講義

把 Sheets 資料交給 Gemini 寫成 Docs 報告 — 賴家榮 AI 教學

Overview這篇教你做什麼

試算表裡有數據，主管要的是一份看得懂的 Word 式報告。這篇要教你用 Apps Script 把 Sheets 的資料讀出來，交給 Gemini 寫成完整報告，再用 DocumentApp 排成一份 Google 文件，數據到報告一次搞定。

Key Takeaways

用 SpreadsheetApp 讀取試算表資料
把資料整理成文字交給 Gemini 撰寫報告
用 DocumentApp 建立文件並自動排版標題與段落
報告存進雲端硬碟，可直接分享或列印
金鑰用 PropertiesService 保管，安全不外露
整條流程可再接觸發器，定期自動產報告

這篇把前面幾篇的技巧合起來：一邊讀 Sheets、一邊寫 Docs，中間由 Gemini 把數字變成敘述。核心仍是 askGemini，主流程負責串接試算表與文件兩個服務。

Why為什麼要這樣做

數據和報告之間，隔著一段最花時間的翻譯工作：把表格裡的數字變成一段段有邏輯的文字。這件事重複又耗神，卻又非做不可。交給 Gemini，它能讀懂表格、抓出重點、寫成通順的段落，替你完成這段翻譯。

更棒的是產出的是正式文件而非純文字。用 DocumentApp 排好標題與段落，出來就是一份可以直接交出去的 Google 文件，能分享、共編、列印成 PDF。從試算表到成品報告全自動，你只要負責審閱與微調。

Prepare開始前要準備什麼

Checklist

一個可以使用 Google 試算表與文件的 Google 帳號
一把 Gemini API 金鑰，到 ai.google.dev 免費申請
一份含有數據的試算表，例如月度銷售或專案統計

確認試算表資料排列整齊：第一列是欄位標題，下面每列一筆。整齊的資料 Gemini 讀起來更準。同時想好你要的報告長什麼樣：要哪些章節、給誰看，這會影響你寫的提示。

Steps一步一步實作

1打開試算表的指令碼編輯器

動作在有數據的 Google 試算表點「擴充功能」→「Apps Script」，用綁定專案最方便讀取資料。

常見地雷用綁定專案才能直接用 getActiveSpreadsheet 抓到這份表；獨立專案則要用 openById 指定 ID。

2存好 Gemini 金鑰

動作在「專案設定」的「指令碼屬性」新增 GEMINI_API_KEY，貼上金鑰後儲存。

常見地雷屬性名稱要跟程式讀取的完全一致，差一個字母都會抓不到。

3貼上 askGemini 函式

動作在程式碼區貼上下方第一段 askGemini。

常見地雷這段跟其他篇相同，模型名稱別改錯，否則會回傳錯誤。

4貼上主流程 buildDocReport

動作貼上第二段主流程，它會讀取試算表、請 Gemini 撰寫報告、再用 DocumentApp 建文件排版。

常見地雷把資料工作表名稱改成你自己的；資料範圍太大時先只讀需要的部分。

5設定報告需求

動作在提示裡調整你要的章節與語氣，例如「摘要、重點分析、建議」三段，對象是主管。

常見地雷沒指定章節時 AI 會自由發揮，格式可能不穩；把結構框清楚結果才整齊。

6執行並完成授權

動作選擇 buildDocReport 按「執行」，第一次會要求授權存取試算表、雲端硬碟與外部網路，按允許。

常見地雷授權涉及多項服務，第一次視窗步驟較多屬正常，跟著指示按到底即可。

7打開報告檢查

動作執行完，紀錄會印出文件網址，點開確認章節與段落是否排好、數字有沒有寫對。

常見地雷AI 偶爾會誤讀或重述錯數字，正式送出前務必人工核對關鍵數據。

下面第一段是共用的 askGemini；第二段主流程先用 SpreadsheetApp 把資料轉成文字表格，交給 Gemini 撰寫報告，再用 DocumentApp 依標題與段落排版成文件。

function askGemini(prompt) {
  const key = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('GEMINI_API_KEY');
  const url = 'https://generativelanguage.googleapis.com/v1beta/models/gemini-2.5-flash:generateContent?key=' + key;
  const payload = { contents: [{ parts: [{ text: prompt }] }] };
  const res = UrlFetchApp.fetch(url, { method:'post', contentType:'application/json', payload: JSON.stringify(payload), muteHttpExceptions:true });
  return JSON.parse(res.getContentText()).candidates[0].content.parts[0].text.trim();
}

function buildDocReport() {
  // 讀取試算表資料
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('數據');
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  let table = '';
  values.forEach(function(row) {
    table += row.join('\t') + '\n';
  });

  // 請 Gemini 依資料撰寫報告
  const prompt = '你是資料報告撰稿人。下面是一份表格資料，第一列是欄位名稱。' +
    '請用繁體中文寫一份給主管看的報告，包含三個章節：整體摘要、重點分析、行動建議。' +
    '每個章節標題用「## 標題」獨立一行，內文用一般段落，語氣專業易懂、依數據說話。\n\n' + table;
  const content = askGemini(prompt);

  // 建立文件並排版
  const title = '數據報告 ' + Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), 'yyyy-MM-dd');
  const doc = DocumentApp.create(title);
  const body = doc.getBody();
  body.appendParagraph(title).setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.TITLE);

  content.split('\n').forEach(function(line) {
    const text = line.trim();
    if (text === '') return;
    if (text.indexOf('##') === 0) {
      body.appendParagraph(text.replace(/^##\s*/, ''))
          .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
    } else {
      body.appendParagraph(text);
    }
  });

  doc.saveAndClose();
  Logger.log('報告已建立：' + doc.getUrl());
}

Flow整個流程長這樣

從試算表到成品報告

1讀取數據工作表的所有資料

2把數字整理成文字表格

3組出提示送給 Gemini 撰寫報告

4取回帶章節標記的報告內容

5用 DocumentApp 建立新文件

6逐行排版並存檔取得網址

這個流程串起了 Sheets 與 Docs 兩個服務：左邊讀資料、右邊寫文件，中間由 AI 負責把數字說成人話。搞懂這條線，你就能把任何一份表格自動變成報告。

Tips幾個實用小技巧

在提示裡框好章節（摘要、分析、建議），報告結構才穩定一致
資料量大時先在程式算好總和、平均等關鍵數字，連同表格一起給 AI，數字更準
請 Gemini 用固定符號標示標題，程式才能正確套用文件樣式
產出後務必人工核對關鍵數據，AI 偶爾會誤述數字
把這支程式接上定時觸發器，就能每月自動生成一份報告

FAQ常見問題

常見問題 FAQ

報告文件會存在哪裡？

用 DocumentApp.create 建立的文件會存到執行程式的帳號的雲端硬碟根目錄，程式跑完會在紀錄印出網址，點進去就能打開。如果想收進特定資料夾，可以搭配 DriveApp 把檔案搬過去，或先建好資料夾再把文件加入，這樣多份報告就能自動分門別類收好。

Gemini 會不會把數字寫錯？

AI 擅長把數字整理成敘述，但它不是計算機，遇到複雜運算或大量數字時偶爾會誤述。最保險的做法是把關鍵計算交給試算表公式先算好，把正確結果連同表格一起給 AI，讓它只負責描述。正式送出報告前，務必人工核對重要數字，這一步不能省。

資料很多會超過限制嗎？

資料非常多時，把整份表格塞進提示可能會太長，甚至超過模型能處理的範圍。建議先在程式裡做摘要，例如只保留關鍵欄位、或先算出統計數字，再把精簡後的內容交給 Gemini。這樣既避免逾時，也讓 AI 更容易抓到重點，寫出的報告反而更聚焦。

為什麼標題沒有套用樣式？

程式是靠每行開頭有沒有 ## 來判斷是不是標題，如果 Gemini 沒照約定標示，整段就會被當成內文。解法是把提示裡的格式要求寫清楚，明確要求每個章節標題用 ## 開頭並獨立成一行。要求講得越具體，AI 越會照做，排版就會正確。

可以自訂報告的章節嗎？

可以，而且很簡單。章節是寫在提示裡的，這篇用的是摘要、分析、建議三段，你想換成任何結構都行，例如加上風險評估或下期展望。只要在提示裡列出你要的章節名稱和順序，Gemini 就會照著寫。程式的排版邏輯不用改，換提示即可。

這支程式能定時自動跑嗎？

可以。做法跟一般排程一樣，在編輯器左側的觸發條件新增一個時間驅動的觸發器，函式選 buildDocReport，設定成每月或每週執行。之後它就會定時讀取最新資料、生成報告、存進雲端硬碟，完全不用你動手。搭配自動寄信，還能把報告網址直接送到相關同事信箱。

報告可以自動寄出去嗎？

可以。取得文件之後，用 doc.getUrl() 拿到網址，再搭配 MailApp 寄信給指定收件人，就能自動把報告送出。如果要對方直接看到內容，也可以把文件匯出成 PDF 當附件寄出。這樣從讀資料、寫報告到寄送，整條流程都自動化，省下不少往返的功夫。

讀不到工作表資料怎麼辦？

先檢查程式裡指定的工作表名稱跟實際名稱是否完全相同，包含有沒有多餘空格。這篇用 getSheetByName 指定名為「數據」的工作表，如果你的表叫別的名字就要跟著改。另外確認資料範圍正確，若第一列是標題就別把它當資料處理，避免報告內容出現欄位名混進去。

每次生成的報告都一樣嗎？

不會完全一樣。AI 的措辭本來就有些變化，同一份資料跑兩次，用字和舉例可能略有不同，但主要結論會一致。如果你需要更穩定的版本，就把提示寫得更嚴謹，把章節、字數、語氣都框清楚。這樣即使重跑，格式與重點也會維持一致，方便定期產出。

這套只能做數據報告嗎？

不是。只要是試算表裡的資料，都能用類似方式轉成文件，例如問卷結果整理成分析報告、專案進度整理成週報、名單整理成摘要清單。你只要換掉資料來源和提示內容，告訴 Gemini 要寫成什麼樣的報告即可。這篇用數據當例子，換個情境改改提示就能重複使用。

CTA想更進一步嗎

當試算表能自己長出報告，數據回顧就從苦差事變成一鍵完成。如果你想把這條 Sheets 到 Docs 的自動化流程導入團隊日常，讓專業講師帶著規劃會更快上手。

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